Dijital Dönüşümün Hukuk Alanındaki Yansımaları

Bordrolar Artık Elektronik Ortamda mı?

Dijital Dönüşümün Hukuk Alanındaki Yansımaları

Teknolojinin hızla gelişmesi, birçok alanda dijital dönüşümü zorunlu kılmaktadır. Bu dönüşüm, özellikle hukuk alanında önemli değişikliklere yol açmıştır. Dijitalleşmeyle birlikte, işverenlerin bildirim yükümlülüklerini elektronik ortamda yerine getirip getiremeyecekleri sorusu gündeme gelmiştir. Bu değişikliklerden biri de, fiziki olarak düzenlenen bordroların artık elektronik ortamda iletilip iletilemeyeceği meselesidir. Söz konusu yenilik, mevzuat, doktrin ve yargı içtihatlarında giderek daha fazla yer bulmaya başlamıştır.

Elektronik Bordro Uygulaması Nedir ve Nasıl Çalışır?

Bir işletmede, her çalışanın maaş bilgilerini içeren ayrıntılı tabloya bordro denir ve bu tablo, İş Kanunu'na göre düzenlenir. Özel sektörde, çalışanlara ait bordroların hazırlanması yasal bir yükümlülüktür. Elektronik bordro, dijital ortamda erişilebilen, çalışanların internet bağlantısı olan herhangi bir cihazla görüntüleyip indirebileceği bir bordro türüdür. Geleneksel bordro ise işveren tarafından basılı ya da dijital (örneğin e-posta yoluyla) olarak iletilen maaş belgesidir.

Bordroların dijital ortamda iletilmesi, hem işverenler hem de çalışanlar için zaman ve maliyet açısından tasarruf sağlar. Çalışanların maaş bilgilerini, çalışma saatlerini, fazla mesailerini istedikleri zaman/ortamda öğrenmelerine ve gerektiğinde yazdırabilmelerine imkan tanır. Fiziksel bordroların basılması ve dağıtılması gibi işlemler ortadan kalkar.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Çalışma Genel Müdürlüğü, 13 Kasım 2017 tarihli resmi yazısında, İş Kanunu’nun 37. maddesi uyarınca işverenin ücret pusulası verme yükümlülüğünü, 25 Ağustos 2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” kapsamında oluşturulacak bir sistem aracılığıyla elektronik ortamda da yerine getirebileceğini ifade etmiştir.

Elektronik Ortamda Düzenlenen Bordroların Hukuki Niteliği Nedir?

İşveren, çalışana yaptığı ücret ödemesini detaylı şekilde gösteren ve imzalı bir belgeyle belgelendirmekle yükümlüdür. İmzalı ücret bordrosu, ücretin ödendiğine dair güçlü bir kanıt olup, aksi ancak yazılı delille çürütülebilir. İşçinin imzası, maaş ve ek ödemeleri kabul ettiğine ve ücretin eksiksiz ödendiğine karine oluşturur. Elektronik ortamda da, e-imza ile onaylanan bordrolar geçerli sayılır; işçiyle bu konuda yapılmış bir sözleşme varsa, mahkemeler e-Bordroyu kesin delil olarak kabul edebilir.

4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesi uyarınca işverenler, işçilere ücret hesap pusulası vermekle yükümlüdür. Bu pusula elektronik ortamda da sunulabilir; e-Bordro uygulaması özel sektörde zorunlu olmamakla birlikte, işverenin tercihine bağlıdır. Elektronik bordrolar, e-posta, KEP, e-Devlet ya da şirket portalları aracılığıyla iletilebilir ve kağıt bordroyla aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Bu bordrolar resmi işlemlerde kullanılabilir, yazılı olarak da temin edilebilir ve özellikle gelir beyanı gereken işlemlerde geçerli sayılmaktadır.

İşveren; ücret bordrosu, hesap pusulası, ikaz, ihtar, fesih bildirimi, puantaj, izin onayları ve savunma taleplerini e-imza ile imzalayarak elektronik ortamda işçiye iletebilir. Bu yöntemin iş sözleşmesinde belirtilmesi ve işçinin bilgilendirilmesi gerekir. İşverenin, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca e-imza, dijital imza ve zaman damgası altyapısını kullanması yeterlidir. Ayrıca işçiye platforma giriş ve belgeleri onaylama veya reddetme imkânı tanınmalıdır. Çalışanın e-Bordroyu güvenli e-imza ile imzalaması hâlinde, bu belge kesin delil sayılır. Ancak kesin delil niteliği için, çalışanlara bordroyu ihtirazi kayıtla imzalama olanağı da tanınmalı, böylece itirazlar hukuken geçerli biçimde kaydedilmelidir. Bu sistem, tarafların karşılıklı haklarını koruyarak bordro sürecini tamamlamasını sağlar.

Çalışanlara bordro bildiriminin KEP yoluyla yapılabilmesi için yalnızca KEP adresi yeterli olmayıp, çalışanın adına nitelikli elektronik imza da sağlanmalıdır. E-imza ile imzalanmamış bordrolar, çalışanın kabulü olarak değerlendirilemez ve yargı nezdinde delil niteliği taşımaz. Bordronun geçerli sayılması için çalışanın e-imza ile onaylaması zorunludur. Ayrıca, bordro içeriğine yapılacak itirazlar da KEP üzerinden ve e-imza ile iletilmeli; çalışana ihtirazi kayıtla imzalama imkânı tanınmalıdır. E-imza ile imzalanan bordrolar ise mahkemelerce geçerli delil olarak kabul edilmektedir.

Sonuç olarak bordro çalışana ulaştıysa, özellikle KEP gibi resmi yollarla iletildiyse, işverenin bildirim yükümlülüğü büyük ölçüde yerine getirilmiş sayılır. Ancak, işçiye ait imza yoksa bu bordrolar kesin delil sayılmaz. Elektronik ortamda iletilen bordroların güvenli e-imza ile onaylanmasına imkân tanınması hâlinde, bu belgeler ıslak imzalı bordrolarla aynı hukuki değeri taşır. Böylece, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’na göre “belge” ve “adi senet” niteliğinde kabul edilirler.

Yargı İçtihatları Işığında Elektronik Bordro Kavramı

Hukuk sistemimizde yeni bir kavram olan elektronik bordro yargı kararlarına da konu olmaya başlamıştır.  Zira, Yargıtay elektronik bordroların kağıt bordrolarla eşdeğer kabul edilmesi gerektiği görüşündedir.

Yargıtay 7.Hukuk Dairesi’nin 2015/6408 Esas ve 2016/5789 Karar sayılı emsal kararında e-bordrolar ile çalışma sürelerinin tespitinin mümkün olmasına rağmen, ilk derece mahkemesinin bu hususu dikkate almadan verdiği kararı hukuka aykırı bularak bozmuştur.[1]

Başka bir emsal kararda ise Samsun Bölge Adliye Mahkemesi işverence bordroların işçinin kayıtlı elektronik posta adresine tebliğ edilse bile bu kayıtların sadece işçiye tebliğ edildiğine ilişkin delil niteliğinde bulunduğu, söz konusu bordroların ıslak veya elektronik imza ile imzalanmadığı müddetçe işçi açısından bağlayıcı nitelik taşımayacağı sonucuna varmıştır.[2] Mahkeme içtihatlarına bakıldığında, elektronik ortamda işçiye tebliğ edilen bordroların tebliğ edildiğinin kanıtı niteliğinde olduğu kabul edilmekle birlikte, belge üzerinde işçinin ıslak ya da e-imzası bulunmadıkça, çalışanın bu bordro içeriğine bağlı sayılmayacağı belirtilmektedir. Elektronik ortamda iletilen ve işçi tarafından onaylanmamış (imzalanmamış) bordrolar, mahkeme nezdinde işverenin tek taraflı kayıtları olarak değerlendirilmekte ve geçerliliği tartışmalı hale gelmektedir.

Sonuç

Teknolojik gelişmelerle birlikte elektronik bordro, iş hukukunda giderek daha fazla yer bulmakta ve taraflara önemli kolaylıklar sunmaktadır. İşverenin elektronik ortamda ilettiği bordroların, işçi tarafından güvenli e-imza ile onaylanması hâlinde, bu belgeler ıslak imzalı bordrolarla eşdeğer kabul edilmektedir.

Av. Aydan TARHAN

Beyza DURAN

[1] Yargıtay 7. HD. 2015/6408E., 2016/5789 K. KT. 09.03.2016

[2] Samsun BAM 8. HD, 2023/349 E., 2023/1085 K.  KT. 22.06.2023