Doğrudan Temin Süreci
Piyasa Fiyat Araştırması
Piyasa fiyat araştırması için; ihale yetkilisinin bir kişiyi görevlendirmesi gerekmektedir. Görevlendirmenin yazılı yapılmasında fayda vardır. Görevlendirilecek kişi idare personeli olmalıdır.
Mevzuatta kaç kişiden fiyat alınması gerektiği hususu belirlenmemiştir. Ancak durumun gereğine göre makul sayıda kaynaktan araştırma yapılmalıdır. Uygulamaya bakıldığında en az 3 kaynaktan fiyat sorulması gerektiği yönünde bir usul vardır.
Fiyat araştırmasının nasıl yapılması gerektiği hususu mevzuatta belirlenmemiştir. Dolayısıyla faks, e-posta ya da fiyat kataloğu alınması yoluyla da fiyat araştırması yapılabilir. Ancak fiyat tekliflerinin belgelendirilmesi şarttır, sözlü teklif alınamaz.
Gelen tekliflere göre Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı tanzim edilmelidir.
Doğrudan Temin Yöntemleri
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Doğrudan Temine İlişkin Açıklamalar” başlıklı 22’nci maddesine göre;
“Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temini usulüne başvurulabilir:
a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,
b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,
c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması…” şeklinde, somut duruma uygulanabilir nitelikte 3 yöntem düzenlenmiştir.
3.1- (a) Bendi: İhtiyacın Sadece Gerçek veya Tüzel Tek Kişi Tarafından Karşılanabileceğinin Tespit Edilmesi
Belirli bir marka-modelin satın alınması ya da belirli bir tüzel kişiden hizmet alınması noktasında uygulanır.
Dikkat edilmesi gereken nokta; mal ya da hizmet alımının tek bir kişi tarafından sağlanabileceğinin tereddüde mahal bırakmayacak şekilde saptanmış olmasıdır. Bu sebeple, idare tarafından gerekli araştırmanın yapılmış olması gerekmektedir. Yetkili temsilcilik belgesi sahipliği, doğrudan temin yöntemiyle alım yapılması için yeterli değildir.
Doğrudan temine ilişkin alım yapıldığına ilişkin form doldurulurken; ihtiyacın niteliği, ayrıntılı teknik özellikleri, ne amaçla kullanılacağı, tek tüzel kişiden alınabileceğine ilişkin araştırmanın yapıldığına ilişkin belgelere ve fiyat araştırması yapıldığına ilişkin belgelere yer verilmelidir.
3.2- (b) Bendi: Sadece Gerçek veya Tüzel Tek Kişinin İhtiyaç ile İlgili Özel Bir Hakka Sahip Olması
Gerçek veya tüzel kişinin alınacak mal veya hizmete ilişkin olarak “bilimsel, teknik, fikri veya sanatsal vb. nedenlerle özel bir hakka” sahip olması durumunda uygulanır. Yani ihtiyaç, münhasır hakların (fikri mülkiyet hakları) korunması istinaden sadece belirli bir tedarikçi ya da hizmet sunucusundan sağlanabilmelidir.
3.3- (c) Bendi: Mevcut Mal, Ekipman, Teknoloji veya Hizmetlerle Uyumun ve Standardizasyonun Sağlanması İçin Zorunlu Olan Mal ve Hizmetlerin, Asıl Sözleşmeye Dayalı Olarak Düzenlenecek ve Toplam Süreleri Üç Yılı Geçmeyecek Sözleşmelerle İlk Alım Yapılan Gerçek veya Tüzel Kişiden Alınması
Asıl sözleşme ile daha önce bir mal veya hizmet alınmış olması ve bu asıl sözleşmeye dayalı olarak mal veya hizmetin alınması durumunda kullanılır.
Doğrudan temin ihtiyacı önceden öngörülemeyecek nitelikte, ihtiyacın gereği niteliğinde olmalıdır. Yani doğrudan temin sözleşmesi yapmak için asıl sözleşme düzenlenmemelidir.
Doğrudan temin ile alınacak mal veya hizmet, asıl sözleşmenin tamamlayıcısı niteliğinde olmalıdır.
Asıl sözleşme ve doğrudan temin ile alınacak mal veya hizmet arasında doğal bir bağlantı bulunmalıdır. Doğal bağlantının tespiti hususunda; konu ile ilgili teknik kuruluşlardan teknik görüş alınması ya da idarenin teknik birimlerinden teknik görüş alınarak durumun saptanması gerekir. Yani asıl sözleşmenin tarafının, doğrudan temin ile alınacak mal veya hizmeti de sağlaması için bir zorunluluk bulunmalı, bu zorunluluk teknik görüş ile ortaya konmalıdır.
İdarenin yapacağı doğrudan temin sözleşmesi en fazla 3 yıllık düzenlenebilir. 3 yıllık süre sonunda, yukarıdaki şartlar sağlandığı takdirde yeniden en fazla 3 yıllık bir sözleşme düzenlenebilir.
Doğrudan temine ilişkin alım yapıldığına ilişkin form doldurulurken; ihtiyacın niteliği, ayrıntılı teknik özellikleri, ne amaçla kullanılacağı, tek tüzel kişiden alınabileceğine ilişkin araştırmanın yapıldığına ilişkin belgelere ve fiyat araştırması yapıldığına ilişkin belgelere, asıl sözleşme ile arasında doğal bağlantı olduğunu kanıtlar teknik görüş belgelerine yer verilmelidir.
Sonuç Olarak;
Bir tüzel kişinin yetkili temsilcilik belgesi olması o kişi ile doğrudan temin sözleşmesi yapılabilmesi için yeterli değildir.
İdarenin yapacağı en önemli şey; doğrudan temine ilişkin alım yapıldığına ilişkin formu detaylıca doldurmaktır.
Muhakkak en az 3 kişiden e-posta ya da faks yoluyla piyasa fiyat araştırmasının yapılmış olması gerekmektedir.
Ayrıca; ihtiyacın niteliği, ne için gerektiği, önemi, ne sebeple tek tüzel kişiden alınacağının detaylandırılması gerekmektedir. Bu noktada, mutlaka ihtiyacın tek tüzel kişiden sağlanabileceğine ilişkin araştırmanın yapılmış olması gerekmektedir.
Eğer alım (c) bendi ile yapılacaksa da yukarıdakilere ek olarak; teknik görüşün de alınmış olması gerekmektedir.
Av. Duygu Görgülü