03.10.2022 Tarihi İtibarıyla Getirilen E-İhale Zorunluluğu
18.05.2022 tarihli ve 31839 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile, 03.10.2022 tarihi itibarıyla elektronik ihale zorunluluğu getirilmiştir[1].
Bu kapsamda ilanı ya da duyurusu 03.10.2022 tarihi veya sonrasında yapılan tüm açık ihaleler ile 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentleri gereğince pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerin, e-ihale yöntemi ile yapılması zorunludur.
E-ihale zorunluluğu çerçevesinde isteklilerin ve istekli olabileceklerin dikkat etmesi gereken hususlar başlıklar halinde aşağıda incelenmiştir.
Tüzel Kişilerin EKAP Kaydında Nelere Dikkat Etmesi Gerekmektedir?
İdareler ve ihaleye katılmak isteyen Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler EKAP’a kayıt olmak zorundadır. 03.10.2022 tarihi itibarıyla e-ihale zorunluluğu getirildiğinden; EKAP kaydı bulunmayan kişilerin bu kapsamdaki ihalelere katılması mümkün olmayacaktır.
EKAP’a kayıt sonrasında kendilerine verilen kullanıcı adı ve kendi oluşturdukları şifrenin muhafaza edilmesi, yetkisiz kişilere kullandırılmaması ve kullanıcıların tanımlanması işlemlerinden idareler ve EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler sorumludur. Bu anlamda kullanıcılar, EKAP hesaplarının güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.
E-Teklifler Nasıl Hazırlanır ve Sunulur?
E-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. E-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.
Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur.
EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklif üzerinde şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. E-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma saatine kadar şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır.
Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Tekliflerin açılacağı saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
E-İhalelerde Geçici Teminat Nasıl Sunulur?
Geçici teminat mektupları, Kamu İhale Kurumu ile “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol” imzalamış olan kuruluşlardan alınır. Geçici teminat mektupları, elektronik imza kullanılmak suretiyle elektronik ortamda veya ıslak imza ile fiziki ortamda düzenlenebilir.
Düzenlenen geçici teminat mektubuna kuruluş tarafından ayırt edici bir numara verilerek mektuba ilişkin bilgilerin EKAP’a aktarılması ve verilen ayırt edici numaranın istekli tarafından e-teklif ile EKAP üzerinden gönderilmesi gerekir.
Geçici teminat mektuplarına ilişkin bilgilerin, merkezi takas kuruluşu olarak faaliyet gösteren kuruluşlar dâhil yetkilendirilmiş merkezi bir kuruluş tarafından EKAP’a aktarılması da mümkündür.
Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin belgeler bilgisayarda taratılarak, istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilir.
EKAP Bilgilerinin Güncel Tutulmasına İlişkin Yükümlülük Kime Aittir?
EKAP’a kayıtlı olan gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcilerine ilişkin bilgileri EKAP’a kaydetmeleri zorunludur.
Tüzel kişilerin ise kendileri, ortakları ve ortaklık oranları/üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin bilgileri EKAP’a kaydetmeleri ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemeleri zorunludur.
EKAP sisteminde yer alan bilgilerin doğru, eksiksiz ve güncel olması gerekmektedir. Bu anlamda sistemde yer alan bilgilerin doğruluğunu sağlamak, kullanıcının yükümlülüğündedir. Dolayısıyla kurumsal yönetişimdeki her değişikliğin mutlaka EKAP’a yansıtılması ve sistemin güncellenmesi gerekir. Aksi takdirde bilgilerin güncelliğini yitirdiği ve mevcut durumu yansıtmadığı gerekçeleriyle, tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması sonucuyla karşı karşıya kalınabilir.
Deniz Karaduman
[1] İlgili düzenlemeye buradan ulaşabilirsiniz.